GESTIÓN DE PROYECTOS

GESTIÓN DE RECURSOS Y TIEMPOS

Actualmente AIESEC se orienta a un proyecto en particular y es el desarrollo de un nuevo modelo financiero para la entidad local con el fin de optimizar el uso del mismo. El proyecto busca implementarse a partir de Marzo del 2015 por lo que aún está en estudio.

Para poder pensar en la implementación del modelo financiero es necesario primero pensar en la legislación del mismo, ya que como el modelo financiero está asociado a una entidad sin ánimo de lucro cualquier reforma debe ser aprobada por la asamblea, dicha asamblea tendría lugar el 19 de Julio de 2015 y corresponde a la Asamblea del Segundo trimestre. La implementación estaría prevista la semana inmediatamente posterior a la legislación del modelo financiero propuesto por parte de la Vicepresidencia de Finanzas de la entidad local.

Diseño de un plan de incentivos para la membresía que involucre mayor equidad en la repartición de los recursos del Fondo de Desarrollo local, el plan de incentivos debe realizarse durante todo el mes de Abril, esta actividad debe ser llevada a cabo por el área de Talento Humano y Finanzas.

Diseño del modelo de la auditoría interna para control de criterios de membresía que se puede dar en la última semana de Marzo, este diseño debe ser llevado a cabo por la Dirección de Innovación del área de Finanzas y debe ser implementado durante la primera semana de Abril, la última semana de Junio de 2015, la primera semana de Septiembre y la primera semana de Diciembre, estas fechas corresponden a los periodos nacionales de legislación donde generalmente tienen lugar las auditorías por parte de la Junta Directiva Nacional.

Implementación de las herramientas diseñadas por el Grupo Nacional de Finanzas de AIESEC en Colombia durante la primera semana de Abril y así hasta del fin de la gestión, esto implica un registro semanal de las transacciones llevadas a cabo en la entidad local. El encargado de esta actividad es la Dirección de Recursos Financieros del Área de Finanzas de AIESEC EIA.

Reporte quincenal de cada VP hacia el VP Finanzas acerca de la ejecución del presupuesto de acuerdo a la operatividad de ese periodo, el reporte debería empezar a darse a partir de la cuarta semana de Abril del 2015..

Reunión para establecer canales de comunicación entre la Junta Directiva para evaluar el manejo de los recursos, esto debe darse la primera semana de Abril. La comunicación por los canales debe darse en la semana en la que no se envía el reporte quincenal de ejecución presupuestal.

El Diseño de la herramienta de control debe darse en la tercera semana de Abril, los responsables de este diseño deben ser las personas del área de Gestión de la Información y Comunicaciones. El herramienta debe ser un estándar para cada nivel sin embargo cada nivel organizativo debe tener una herramienta diferentes pues sus funciones varían. Luego el presidente debe reunirse con sus VPs la última semana de Abril para entregarles la herramienta y explicarles el uso, luego, la primera semana de Mayo, cada VP debe reunirse con sus Directores para transferirles la herramienta y la segunda semana de Mayo, los Directores deben reunirse con sus miembros con el mismo fin.

Reunión entre el Director de Recursos Financieros, la Vicepresidente de Finanzas y el Presidente de la entidad local para fijar techo financiero al gasto y costo operativo por área para los diferentes periodos de tiempo que componen la gestión. La comunicación de los techos financieros a cada uno de los VPs, el mismo día de la reunión que tendría lugar la cuarta semana de Abril.

En las reuniones semanales de Junta Directiva se debe incluir un punto en la agenda que corresponda el cumplimiento de las metas organizacionales y su traducción a ingresos tanto operativos como no operativos, es decir, en la reunión se debe tratar la ejecución de los ingresos y se debe hacer seguimiento a los mismos con el fin de garantizar la suficiente cantidad de recursos disponibles para soportar la actividad de la entidad local.

Elaboración de un programa de recuperación de cartera orientado a la reposición de activos que pertenecen a la entidad local pero que están en manos de asociados, la rotación de la cartera de la entidad es tan baja que ya ni puede considerarse activo corriente. Dicho programa se debe elaborar durante la tercera semana de Abril y debe ser llevado a cabo por la Vicepresidente de Finanzas, el Presidente de la entidad local y el Director de Recursos Financieros.